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Come fare business networking offline 1: l’organizzazione

Posted by Walter su lunedì, 22 febbraio 2010

networking diagramDa un paio  d’anni è tutto uno spuntare di business club, di gruppi informali di networking, di BarCamp, di declinazioni territoriali di LinkedIn, cene-Facebook, serate Ignite, e chi più ne ha più ne metta.

Scopo dichiarato: innovare, condividere, creare opportunità di contatto e di business. Ne frequento un certo numero e ci sono belle opportunità, partecipanti e argomenti interessanti. L’efficacia di questi incontri, però, è determinata dalla qualità dell’organizzazione. E questa, spesso, è amatoriale. Piena di entusiasmo e di energia e buona fede, ma amatoriale. Oggi ci sono centinaia di gruppi di business networking sul territorio; fra due o tre anni saranno rimasti solo quelli che offrono professionalità ai partecipanti. Spero che il tuo sia fra quelli.

I formati variano e i nomi pullullano, ma l’idea di fondo è semplice:

    • ci troviamo
    • per fare un po’ di autopromozione (autopresentazioni e/o presentazioni formali)
    • e vedere se possiamo fare di più insieme di quanto facciamo da soli.

      Queste sono le Regole Vannine per organizzare professionalmente un evento di business networking. Certo non sono le sole che si possono usare, ma queste funzionano. La morale è molto semplice: un evento di networking va organizzato come se con quello ti giocassi la tua credibilità professionale. Perché è così.

      Ecco le regole:

      1. Scegli il posto giusto
      2. Definisci e distribuisci l’agenda
      3. Distribuisci la lista dei partecipanti
      4. Ricevi con professionalità
      5. Sii puntuale
      6. Prepara dei badge leggibili
      7. Rispetta i tempi predefiniti
      8. Gestisci formalmente le presentazioni informali
      9. Gestisci formalmente le presentazioni formali
      10. Energizza e fluidifica
      11. Prenditi le tue responsabilità

      Regola 1: Scegli il posto giusto

      il business networking è lavoro, e come tale va trattato. Se la comunicazione è volutamente informale (che fa tanto 2.0 e non impegna), l’organizzazione non può esserlo. Professionalità, gente.

      Caratteristiche minime del posto giusto:

      1. facilmente raggiungibile
      2. pulito (c’è bisogno di dirlo? Sì, ce n’è bisogno)
      3. riservato all’incontro (niente gente a fianco che mangia o balla o sala in condivisione con il DJ-set)
      4. spazioso. Tu non vuoi una calca disumana in cui tocca urlare per parlarsi, quindi assicurati che il locale sia:
        1. ampio
        2. senza vicoli ciechi (le conversazioni in gruppo chiuso sono la morte del networking; quindi agisici d’anticipo e trova un posto dove è più difficile che si formino)
        3. niente tavoli e tavolini, tranne quelli per il buffet (vedi sopra). OK sedie e panche, specie se pensi di andare avanti per più di due ore
      5. ottima insonorizzazione e basso rumore d’ambiente (fondamentali, visto che tutti saranno lì per parlarsi)
      6. buon sistema di amplificazione e videoproiezione (l’evento che organizzi è anche la tua vetrina, e i partecipanti ti valuteranno dalla professionalità dell’evento, pensaci)
      7. buffet e bevande di buon livello (tu organizzi l’evento; le opportunità che si generano non dipendono da te, ma il modo in cui le persone si sentono mentre sono lì, . E tu non vuoi essere ricordato per le tartine stantie, vero?)
      8. buona ventilazione/condizionamento (anche in inverno e con solo 30 partecipanti l’effetto stalla è in agguato)

      Regola 2: Definisci e distribuisci l’agenda

      Quello che vuoi sono partecipanti decisi ad allacciare relazioni professionali, non un happy hour con 50 sconosciuti; evita qualsiasi fraintendimento distribuendo l’agenda dell’incontro uno o due giorni prima.
      L’agenda permette:

      • a chi partecipa di sapere cosa aspettarsi, e in quali momenti, e quindi di arrivare preparato, con una propria linea d’azione in testa che non confligge con il modo in cui gestirai la serata
      • agli indecisi di decidere se sono davvero interessati o no (e, nel caso di basse adesioni, di rimpinguare le fila)
      • a chi organizza (cioè a te) di ricordare quali sono le regole di comportamento del tuo particolare modo di fare business networking e, dulcis in fundo, è un buon momento per fare marketing del tuo gruppo/associazione/quant’altro.

      Regola 3: Distribuisci la lista dei partecipanti

      Quello che vuoi è favorire il maggior numero di incontri proficui fra i partecipanti. Quale modo migliore che far sapere a ciascuno di loro chi altri sarà presente? Ricordati che lo scopo dell’evento è mettere in contatto fra loro le persone.

      1. Distribuisci la lista dei partecipanti registrati in anticipo, almeno 24 ore prima (nome/ruolo/azienda/email); in questo modo ciascuno sarà in grado di valutare con chi può avere interesse a parlare
      2. se non riesci a distribuirla in anticipo, spediscila comunque il giorno dopo; se Tizio è stato rapito tutta la sera dall’esperta di comunicazione 2.0 in tacco 12 e Caio non è riuscito a parlargli, la spedizione risolve il problema (ma se questo è successo, per la prossima volta manda a memoria la regola 10)

      Regola 4: Ricevi con professionalità

      Puoi anche essere un gruppo informale, ma i partecipanti si devono sentire ricevuti come a una conferenza di alto profilo. Quindi:

      1. prepara i badge prima e disponili in ordine su un tavolo (non vuoi fare la pesca in una scatola con 50 badge di fronte a dieci o quindici persone in coda, vero?)
      2. abbi pronta la lista di chi si è registrato online…
      3. …e un modulo dove registrare a mano gli immancabili arrivi non registrati
      4. se l’evento è a pagamento, procurati spicci e banconote da 5 e 10, poche cose fanno innervosire come qualcuno che non riesce a cambiarti venti euro
      5. rendi impossibile entrare senza registrarsi, creando un passaggio obbligato
      6. organizzati perché di fronte al banco registrazione si formi una fila, non una calca
      7. metti alla registrazione il più sveglio del tuo staff (così a fine serata i conti tornano e i moduli di registrazione sono completi e corretti)

      Regola 5: Sii puntuale

      Inizia in orario; mantieni  i tempi; finisci in orario. Dici, che saranno mai dieci minuti? Sono il segno che appartieni a una cultura dove le scadenze e le responsabilità vengono interpretate invece che rispettate.

      Vuoi innovare, no? Allora comincia a dimostrare che non sei un italiano da film di Sordi.

      Regola 6: Prepara dei badge leggibili

      I badge servono per essere letti. Quindi devono essere più simili a cartelli che a biglietti da visita: chiari e immediati.

      1. Tre righe: nome e cognome, ruolo professionale, azienda, in quest’ordine
      2. scrivi in grande, le persone devono potersi “occhiare” da qualche metro (e riuscire a fingere di ricordarsi i reciproci nomi), quindi nome e cognome minimo a 48 punti, e niente sotto i 24

      Regola 7: Rispetta i tempi predefiniti

      Abbiamo già detto della puntualità, no? Bene, raddoppiamo. Magari i partecipanti non si lamentano se inizi venti minuti in ritardo, perché magari aspettavi la star della serata. Ma il rispetto dei tempi dice a tutti con che polso sai condurre le cose. Vedi tu.

      Regola 8: Gestisci formalmente le presentazioni informali

      A un certo punto le persone dovranno fare i classici 2 minuti di autopresentazione. Sai già che l’80% di loro sarà in difficoltà. Aiutali (e aiuta la professionalità della serata:

      1. crea un posto dove presentarsi agli altri: un palco, una pedana, una zona predefinita della sala, ben visibile da tutti dove quando arriva il loro turno dovranno andare per parlare
      2. stabilisci un “format” in modo che i “professionisti della comunicazione” non si parlino addosso mezz’ora e chi non è abituato a presentarsi possa trarsi d’impaccio (niente di complicato: “ciao, dicci come ti chiami, di cosa ti occupi e perché sei qui stasera”)
      3. tieni conto dei tempi: se si dice due minuti, sono due minuti per il programmatore e due minuti per il direttore marketing; è una presentazione, non una gara a chi è più figo (e ricordati che se le persone vanno fuori tempo la responsabilità è tua)
      4. non ha senso dire “venite, ci sono le presentazioni”. Sei tu che gestisci l’evento o lui che gestisce te? La sala, le luci e i tempi devono rendere impossibile perdersi quello che succede, a meno di uscire
      5. le presentazioni si applaudono tutte, o nessuna; se l’applauso non parte da sé, lo fai partire tu.

      Regola 9: Gestisci formalmente le presentazioni formali

      1. il momento di preparare le slide è prima della presentazione, non durante; i soli “tempi tecnici” professionalmente ammissibili fra una presentazione e un’altra sono quelli necessari ad aprire un file diverso (web, video, powerpoint, …)
      2. considera la possibilità di dare in anticipo ai relatori un unico modello di powerpoint da usare, in cui risultino il logo del tuo gruppo; la prima cosa che promuovi è te stesso
      3. metti le stampe delle presentazioni nelle cartelline che consegni alla registrazione
      4. non ha senso dire “venite, ci sono le presentazioni”. Sei tu che gestisci l’evento o lui che gestisce te? La sala, le luci e i tempi devono rendere impossibile perdersi quello che succede, a meno di uscire. Repetita juvant
      5. tieni conto dei tempi delle presentazioni; non limitarti a consegnare il palco al relatore di turno, tu sei lì per condurre l’evento
      6. se sono previste domande alla fine di una presentazione… tieni conto dei tempi

      Regola 10: Energizza e fluidifica

      Tutti sono capaci di godersi il buffet, ma la prova del fuoco è il periodo del “networking libero”. Si sono registrate persone di tutti i tipi, e tu sei lì perché tutti escano dall’incontro soddisfatti. Quindi:

      1. gira incessantemente per la sala, scambia due parole con tutti, ma non fermarti troppo con nessuno: è la loro serata, non la tua
      2. libera chi cade vittima di un “grande affabulatore”: te ne sarà grato e l’evento funzionerà meglio. Come riconoscere la vittima? E’ quello che batte la sala con lo sguardo alla ricerca di un perfetto sconosciuto cui gridare “sì Amedeo, arrivo!” per avere una scusa e schiodarsi. (Nota: non importa se tu non ti chiami Amedeo)
      3. aiuta i meno disinvolti a inserirsi: approcciali tu, e fagli conoscere qualcuno con cui possano fare una chiacchierata interessante
      4. se si formano dei gruppi chiusi (i gruppi chiusi sono quelli dove in un quarto d’ora non entra e non esce nessuno, e sono la morte del networking), entra e scardinali: porta via uno o due persone (“vi faccio conoscere Tizio”) o portagliene qualcuna (“ehi ragazzi questi sono Caio e Sempronia”)

      Regola 11: Prenditi le tue responsabilità

      Leggi con attenzione le schede di feedback che farai riconsegnare all’uscita. Il giudizio scritto è sull’evento, ma la valutazione implicita è sulle tue capacità di organizzarlo e condurlo: le cose che dovrai fare in modo diverso la prossima volta sono scritte lì. Anche se non ti piacciono. Nessuno è obbligato a  organizzare business networking, se non volevi essere valutato potevi andare all’incontro di qualcun altro.

      1. leggi tutte le schede di valutazione (le hai preparate, vero?)
      2. ok, se non hai raccolto schede di valutazione, chiedi a tutti i partecipanti cosa vorrebbero veder migliorare la prossima volta (non chiedergli come sono stai, rispondono “bene” e tu ne sai quanto prima)
      3. prendi nota di tutti i suggerimenti
      4. trai le debite conclusioni, cambia fornitori e riassegna incarichi. Sei quello che vuole innovare, no? Allora che ne diresti della meritocrazia?

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